Zdaj sem približno tri leta na daljavo in naučil sem se biti produktiven, ko sem doma, pa tudi upravljati oddaljene ekipe kot ustanovitelj podjetja. Ampak, odkrit bom - dolgo sem rabil, da sem ugotovil, kako narediti delo na daljavo učinkovito. Bil sem tako vajen, da so me na vsakem koraku prekinjali s komunikacijo in elektronsko pošto v realnem času, samo domneval sem, da je tako za vse.
Ko sem delal sam in začel diagnosticirati, da me neprestano motijo, sem ugotovil, da sem večino svojega neproduktivnega časa porabil za dajanje in zbiranje posodobitev stanja od vseh, s katerimi sem delal. Manj obveščeni so bili - predvsem ljudje na vodstvenih položajih - o tem, kaj počnem, več e-pošte, besedilnih sporočil in klepetov so mi pošiljali. Nekateri voditelji so v redu, če niso v stiku, nekateri pa postanejo nemirni, če vas ne slišijo vsako drugo uro. To je bila izguba časa za vse.
Tako sem naredil eno spremembo, ki je imela velik vpliv. Vsako ponedeljek zjutraj sem začel pošiljati e-poštno sporočilo z naslovom »Moj načrt za teden«. V tem e-poštnem sporočilu bi prejemnikom natančno povedal, kakšni so bili moji načrti za teden, in vprašal, ali imajo kakršna koli vprašanja ali kakršne koli prilagoditve, ki jih želijo uvesti glede mojih prioritet.
Izgleda takole:
Živijo, vsi - Moja prednostna naloga v tem tednu bo osredotočanje na objavljanje objav v spletnih dnevnikih in dokončanje tržnega in partnerskega načrta.
Nekaj dejavnosti, na katerih bom delal:
Na intranetu objavite članek »Smernice za delo od doma«.
Ustvarite osnutek tržnega načrta, o katerem smo razpravljali prejšnji teden, z namenom odobritve do konca tega tedna.
Ta teden imam več sestankov z našimi partnerji. Poslal bom povzetek teh razprav.
Hvala vam! Če imate kakršna koli vprašanja ali želite videti kakršne koli prilagoditve moje prioritete, mi to sporočite.
Hvala vam!
- Robbie
Glede na aktivnosti v tem tednu bi vključil tudi rubriko 'kaj sem končal prejšnji teden'. Ta odsek je videti takole:
Prejšnji teden sem lahko objavil oddaljeno objavo v spletnem dnevniku, se pogovoril s tremi našimi partnerji in končal dober osnutek našega tržnega načrta, o katerem smo razpravljali prejšnji teden. Upal sem, da bo tržni načrt dokončan, vendar še vedno čakam, da se Suzy vrne s počitnic, in jo bom pregledal skupaj z njo, ko se ta teden vrne.
To je koristno e-poštno sporočilo, ki ga lahko pošljete strankam, uporabno pa je tudi interno. Če ste ustanovitelj ali izvršni direktor podjetja, bi bilo vaše e-poštno sporočilo osebju videti tako:
Živijo, vsi - Tu so naše prednostne naloge in smer za ta teden.
Povečati moramo prodajo odvečne zaloge. Ali lahko marketinška ekipa sestavi načrt za prodajo vsega neuporabljenega zaloga, ki ga imamo v našem skladišču? Če ga ne prodamo v 30 dneh, bomo morali zalogo odstraniti.
Naše e-poštne kampanje so odlične. Naredimo jih več. Premaknimo se z enega e-poštnega sporočila na teden na dva e-poštna sporočila na teden.
V naslednjih 30 dneh prekličite vsa nepotrebna srečanja, ki niso povezana s prodajnimi cilji. Trenutno smo v križnem načinu in rad bi, da se osredotočimo na spremembe, ki jih lahko naredimo. Vem, da imate nekateri pomembne sestanke tudi z mano, toda če to ni povezano s prodajo, za zdaj prestavite povabilo.
- Robbie
Prav tako lahko zaprosite svojo ekipo, da vam pošlje podobne tedenske informacije o doseženih dosežkih in načrtih za prihodnji teden.
Ko z mojo ekipo pošiljamo takšna e-poštna sporočila, je strankam in soigralcem običajno všeč. Zmanjša njihovo tesnobo in jim omogoči večjo prepoznavnost tega, na kar se vsaka oseba osredotoča. Prav tako se prekinitve znatno zmanjšajo, ker je prejemnik prepričan, da ste na vrhu in ne potrebujete opomnika, da bi ves čas deloval.
Ta e-poštni naslov lahko vašemu podjetju prihrani veliko časa.
