To zgodba prvič pojavil na Muse , spletna destinacija z razburljivimi priložnostmi za zaposlitev in strokovnimi nasveti za kariero.
Samo zato, ker Googlova funkcija razveljavi pošiljanje nedavno uvedena ne pomeni, da ste na jasnem, ko gre za napake po e-pošti. Konec koncev, ko delate tako hitro kot prej, je smiselno le, da boste vsakič znova zdrsnili. Tudi če ste perfekcionist.
Pravzaprav je nekaj stvari, ki jih na koncu počnejo vsi strokovnjaki - v svoji karieri (če ne enkrat na leto). Torej, namesto da se paničite, samo sledite našemu vodstvu.
1. Klik na Pošlji, preden bi morali
Težko je ostati miren, ko nekomu nenamerno pošljete pol e-poštnega sporočila - še posebej, če ste ga nameravali popraviti, ker je napolnjen s tipkarskimi napakami, pretiranimi klicaji in nekaterimi besedami, ki jih lahko zlahka razberemo.
Toda naslednjih 10 minut ne porabite za raziskovanje aplikacije za sledenje e-pošti , da preverite, ali je prejemnik odprl sporočilo. Namesto tega hitro dokončajte izvirno e-poštno sporočilo (nimate več luksuza, da bi ga porabili nekaj minut) in na vrh zapišite naslednje:
Napačno sem kliknil »Pošlji«, preden sem končal e-poštno sporočilo, zato prezrite prejšnjega. Oprostite za zmedo!
2. Naključno odgovorili vsem
Ta napaka je v dveh scenarijih: prvič pošljete nekaj, kar ni zaupno, vendar ni ravno namenjeno vsem, da ga preberejo, na primer e-poštno sporočilo šefu o času počitnic. Ali dve, celotnemu podjetju pošljete oster komentar o kolegu, ki je bil namenjen le ogledu bližnjega prijatelja.
Za prvi scenarij poskusite:
Živjo [skupina, na katero si vse odgovoril],
Ups - to je bilo namenjeno [prvotnemu prejemniku]. Opravičujem se, ker sem zamašil vašo mapo »Prejeto«!
In za drugi scenarij pojdite z:
Oprostite, ker sem zamašil mapo »Prejeto«! Prepričan sem, da je e-pošta zlahka napačno razlagana iz konteksta - prezrite je.
Pošiljanje tega je začetek, vendar še niste odpovedali. To ni naključni zdrs, ki ga je mogoče tako enostavno popraviti. Pristopite k temu, ki ste ga osebno užalili (ali po telefonu), in se opravičite - ne glede na to, kako neprijetno je. Nato preberite to za korak za korakom, kako si opomoreti od te vrste resnejših delovnih napak.
3. Izdelava izjemne tipkarske napake
Večina napak pri napakah ne zahteva nadaljnjih opomb, vendar smo vsi naleteli na tiste, ki jih je treba razložiti. Morda tipkarska napaka spremeni pomen tega, kar dejansko poskušate povedati. Ali pa jih je morda toliko, da postanete videti nekoliko nepismeni.
Namesto da bi upali, da bo prejemnik tipkarske napake ignoriral kot napako, mu povejte:
Vau, mislil sem vtipkati [pravilno črkovane besede], in ne tistega, kar sem prej poslal! Tukaj je, da pogosteje preverjamo črkovanje.
4. Pošiljanje napačne osebe po e-pošti
Ta napaka je spet na voljo v dveh različnih scenarijih. Ali pošljete sporočilo, povezano s podjetjem, kolegi dva namesto kolegu ena ali pa pomotoma pošljete občutljive podatke nekomu zunaj podjetja.
Za prvi scenarij napišite:
Žal mi je, to e-poštno sporočilo je bilo napisano za nekoga drugega! Vem, da prejemate na tone sporočil, zato vas prosimo, da to izbrišete.
Slednji scenarij je seveda veliko bolj resen. Preden stopite v stik z napačnim prejemnikom, se odpravite posledic, tako da svojemu upravniku sporočite, kaj se je zgodilo - in ugotovite, kako občutljivi so bili podatki, ki ste jih prejeli. Nato se na podlagi navodil vašega višjega osebja opravičite zunanji stranki in vljudno prosite, naj izbriše vaše sporočilo.
Katere so še druge vsakdanje napake v e-pošti in kako si opomorete od njih? Povej mi o njih na Twitterju ?
