Narediti odličen prvi vtis na telefon se morda zdi lažje kot osebno, vendar to ni nujno res. Ker ni govorice telesa, vtisov obraza in zunanjega videza, smo prepuščeni prepoznavanju subtilnih odtenkov pogovora in nam povedali več o osebi, s katero se pogovarjamo.
Danes imamo več kot kdaj koli v zgodovini veliko priložnosti za razširitev naše mreže in srečanje z ljudmi z vseh koncev sveta. Ne pihajte tako, da naredite kaj manj kot dajte vse od sebe, samo zato, ker vas druga oseba ne vidi. Morda vas ne bodo videli, vendar jim bodo te napake pri presoji povedale veliko o vas.
1. Preostanek v računalniku.
Vsakdo, ki ima unčo sposobnosti opazovanja, lahko pove, če nima vaše popolne pozornosti. Ne glede na to, kako skušnjavo je preleteti vaš e-poštni naslov ali dokončati komentar o družabnih omrežjih, je očitno in nesramno. Tudi nekaj sekund duševne odsotnosti bo pustil slab vtis in lahko povzročil, da se bo druga oseba umaknila.
Nekaj minut pred klicem zaprite brskalnik in e-pošto ter razmislite o prihodnjem pogovoru.
2. Mentalno zamujate na klic.
Telefon lahko dvignete pravočasno, če pa morate za izvedbo naloge zahtevati še nekaj sekund, tehnično zamujate s klicem. S tem lahko drugi strani pošljete poljubno število sporočil, pri čemer lahko sklepate, da ste slabo pripravljeni, se ne zavedate časa ali ste nezainteresirani za klic. Če ste nekdo, ki ga drugi gledajo, lahko kličočega tudi pusti samozavestnega občutka, da vam ni pomemben.
Vsak je pomemben. Ne glede na to, s kom se boste pogovarjali, si vzemite igro v glavo, preden dvignete telefon.
3. Govorimo v hitrem tonu.
Če zveniš blazno ali se pogovoru potopiš z naglim tonom v glasu, pošlje signal, da si želiš končati klic. Tudi če sami popravite minuto ali dve med pogovorom, se klicatelj počuti zastrašenega in klic je lahko neroden.
Pred sprejemom ali klicanjem globoko vdihnite; edini trenutek, ki šteje, je trenutek, v katerem si.
4. Klicanje z javnega mesta.
Pred kratkim sem opravil razgovor za službo za stranko in prosilec je poklical Starbucks. Vprašam, da pomagam ugotoviti človekovo raven čustvene inteligence, zato je pogovor ponavadi nekoliko bolj oseben kot običajni razgovor za službo. Ne samo moteč hrup v ozadju, ampak tudi pritožnikovi odgovori so bili odrezani in omejeni. Ugani, kdo ni pristal na tem delovnem mestu?
Mobilni telefoni v ozadju zaznavajo hrup, ki je zelo moteč in moteč. Opravičilo ga preprosto ne vdre, pojdite v miren prostor pred telefonskim klicem.
5. Omogočanje prekinitev.
Zaposleni, otroci ali hišni ljubljenčki, ki bodo naleteli na vaš pogovor, bodo motili tok in spet pošiljali signale, da klic nima pomembnosti. Ker je domača pisarna zdaj običajna, se zdi, da so osebne prekinitve nekoliko bolj sprejemljive, vendar so še vedno nestrokovne. Prekinitve s strani sodelavcev in zaposlenih lahko pustijo vtis, da v službi nimate zdravih meja. Če dovolite takšne motnje, lahko pustite tudi vtis samopomembnosti in pomanjkanja nadzora nad svojim okoljem.
Po potrebi na vrata obesite znak Ne moti. Potrudite se in prenesite sporočilo vsem, ki jih lahko prekinejo.
6. Zanemarjanje nasmeha.
Ne vidijo vašega očarljivega nasmeha, lahko pa ga slišijo v vašem tonu. Tudi razgovor za službo ni nujno povsem resen, zato se malo nasmehnite. Lahko je na vrhu klica, ko pozdravite posameznika, ali med očarljiv komentar, namenjen prebijanju ledu. Brez dvoma se glas spremeni, ko se nasmehnete in vaš ton bo postal veliko bolj prijeten.
7. Pogovor ali prekinitev.
Pogovor se lahko preprosto prekriva, kadar klice opravljate z mobilne naprave. Morda nimate slabe navade pogovarjanja in motenja drugih, toda zaradi manjših zamud pri tehnologiji je verjetneje, da se bo to zgodilo.
Pred govorom se ustavite za trenutek in se prepričajte, da je misel druge osebe popolna. V to ni lahko vživeti se, vendar vas bo rešilo mnogih neprijetnih trenutkov.
8. Hitenje s telefona, ne da bi ga zaključili.
'Joj, poglej čas!' Lahko tudi rečete: 'Dolgčas si mi in moram odložiti.' Pustite dovolj časa, da se pogovorite o nadaljnjih korakih in zaključku prijetnosti. Nenaden konec lahko zavira celo najuspešnejše telefonske pogovore. Če je treba, nastavite časovnik in se izogibajte hitenju telefona, preden bodo vzpostavljeni ustrezni načrti in zahvale.
Prvi vtisi so trajni vtisi. Vsak pogovor si zasluži vašo vso pozornost in malo predhodnega načrtovanja. V obeh koncih telefonskega klica rad načrtujem odbojnik v samo nekaj minutah. Bodite popolnoma prisotni pri svojem klicu, nikoli ne veste, kam lahko vodi.
