Imate seznam opravkov? Seveda - večina nas. Kaj pa seznam brez opravkov? Izkazalo se je, da je to po mnenju strokovnjakov za produktivnost vsaj enako pomembno.
Kaj pravzaprav je seznam, ki ga ni treba opraviti? To ni seznam slabih navad, za katere ste odločeni, da jih boste prekinili, ali negativnega vedenja, ki se mu želite izogniti. To je seznam nalog, za katere bi morda mislili, da bi jih morali opraviti, ali bi jih morda želeli opraviti, ali pa bi jih kdo od vas zahteval. Ker pa vas te naloge ne usmerjajo k nobenemu od vaših večjih ciljev, ne nahranijo vaše duše in niso nujne za vas, vam je veliko bolje, če jih ne opravite. Lahko jih bodisi razveljavite bodisi jih dodelite nekomu drugemu.
Najuspešnejši ljudje, ki jih poznam, pravijo, da je velika kariera nastala iz tega, čemur rečete ne. Smiselno je, ker sta čas in energija za vsakega od nas omejen vir, in kako se odločimo, da bomo ta dragoceni vir veliko porabili. Vodstveni svetovalec in izvršni trener piše v Harvard Business Review :
Ko enkrat sprejmete, da morate za vse narediti več kot čas, je to dejansko osvobajajoč koncept. To spoznanje vas prisili, da priznate, da obstajajo predmeti z nižjo prioriteto, ki jih verjetno nikoli ne boste dokončali. Izbrišite te nebistvene stvari, jih uvrstite na svoj seznam neobvezujočih in se zavežite, da jih boste spustili. Tako ne boste izgubljali dragocenega časa z nenehnim ponovnim ocenjevanjem, ali boste morda prišli do njih, ki bi jih bilo bolje vložiti v dejansko dokončanje vašega dela.
če bi bil rojen na božični dan, katero zodiakalno znamenje bi bil?
Seznam nedokončanih vam bo prinesel jasnost in mir, ker bo manj sramu in zaskrbljenosti zaradi stvari, za katere menite, da bi jih morali storiti, ali še huje, če ste nekomu drugemu rekli, da boste to storili, vendar imate težave s tem. Prav tako bo prinesla večjo preglednost in izboljšala vaše odnose s sodelavci in kupci, ker ne boste več dajali obljub, ki jih ne boste mogli izpolniti.
Morda se sliši nerazumljivo - že ste dovolj zasedeni - vendar si za ustvarjanje seznama, ki ga ni treba opraviti, namenite malo časa, vsaj pol ure. Produktivnost, ki jo pridobite, se bo splačala. Kako začeti:
1. Sestavite splošni seznam kandidatov za svoj seznam, ki ga ni treba opraviti.
Če spremljate, kako porabite svoj čas (kar se vam splača narediti), preglejte svoje zapise in preverite, za katera opravila vsak dan porabite. Oglejte si svoj koledar in morebitne zapiske, ki bodo osvetlili, kako natančno porabite svoj delovni čas. Vse, za kar porabljate čas in ni neposredno v skladu z vašimi dolgoročnimi cilji in vizijo zase, bi moralo biti kandidat. Tako bi morali tudi predmeti, ki so že dolgo na vašem seznamu opravil in vas motijo, a jih še morate opraviti. Stvari, ki jih drugi zahtevajo od vas, naj se uvrstijo na seznam potencialnih kandidatov, razen če vas ne premaknejo k vašim ciljem. In končno, katera koli naloga, zaradi katere se vam srce pogrezne samo za razmislek, bi morala biti kandidat za vaš seznam, ki ga ni treba opraviti.
2. Zastavite si nekaj vprašanj.
Ko dobite potencialne kandidate za seznam, ki ga ne morete opraviti, vsakega izmed njih izzovite z nekaj vprašanji. Najprej vprašajte: 'Ali mi bo ta naloga pomagala uresničiti cilje in prispevala k moji viziji uspeha?' Če je odgovor ne, nadaljujte z vprašanjem: 'Ali bom jaz ali kdo drug imel pomembne negativne posledice, če se ta naloga ne bo končala?' 'Ali je ta naloga nujna ali pomembna?' Če je odgovor na zadnji dve vprašanji tudi ne, naj bo to opravilo na vašem seznamu, ki ga ni treba opraviti.
Če se vam kaj zdi nujno ali pomembno ali bi lahko imelo negativne posledice, če se to ne bo zgodilo, se vprašajte: 'Ali moram to opraviti jaz? Ali pa bi ga lahko dal nekomu drugemu, tako da ga prenesem ali prenesem v zunanje izvajanje? ' Če to nalogo lahko dodelite nekomu drugemu, naj bo na vašem seznamu, ki ne bo opravil.
3. Pripravite nekaj odgovorov.
Celotna poanta seznama, ki ne opravi, je taka, da boste pripravljeni in sposobni hitro reči ne nalogam, ki ne ustrezajo vašim dolgoročnim ciljem in jih ni treba opraviti sami. Ko se nove naloge dodajo na vaš seznam nedolžnih, je koristno, da ste pripravljeni na nekaj hitrih odgovorov, če vas kdo (vključno z vami) prosi, da naredite nekaj, kar ne ustreza vašemu poslanstvu.
kateri dan je bil 7. marec 1970
Življenjski trener Blaž Kos predlaga pravzaprav pripravlja besedilo, ki ga lahko hitro zagrabite in spustite v e-poštno sporočilo, če želite vljudno zavrniti zahtevo, da nekaj storite. Morda boste želeli napisati tudi scenarije, ki jih lahko uporabite osebno ali po telefonu, in si omislite nekaj stvari, ki bi si jih morali biti pripravljeni povedati tudi vsakič, ko neka nebistvena naloga postane grda.
4. Ponovite.
Ko ste povabljeni k novim nalogam ali ko imate nove ideje, ki jih želite nadaljevati, preizkusite vsako od njih glede na zgornja vprašanja. Ali izpolnjuje zelo stroga merila za uvrstitev na vaš seznam opravkov ali sodi na vaš seznam, ki ga ni treba opraviti? Bodite pozorni na zaščito lastnega časa in energije in po potrebi zavrnite opravila s svojim vzorcem ali skriptom.
Redno pregledujte seznam nedokončanih opravil - vsaj enkrat na četrtletje, predlaga Kos. Ko se vam zdi, da boste morda želeli na seznam dodati več elementov. Kdo ve? Mogoče bo nekega dne vaš seznam neopravljenih opravil daljši od vašega seznama opravkov.
