Odkar je Ray Kroc McDonald's prinesel množicam, si podjetniki prizadevajo poenostaviti in racionalizirati svoje ponovljive procese, zapletajoč zapletene poslovne postopke do zlahka izvedljivih nalog.
Vendar obstaja nevarnost, da gremo predaleč. Če je vaš cilj lažno zaščititi vaše podjetje, razmislite še enkrat.
Po besedah Reeda Hastingsa, ustanovitelja Netflixa, je nepričakovana posledica poenostavitve vašega poslovnega modela ta, da vaš dohodni talent ne bo tako uspešen. Delil je na Mojstri lestvice 'podcast,' Česar nismo razumeli, je tako, da smo preizkusili vse sisteme, da bi imeli sistem, v katerem bi tam želele delati samo lutke. '
Prijateljstvo ženske škorpijon in ženska ribi
Pomislite na to za minuto.
Če v vašem podjetju vsako odločitev vodijo politike in ne ljudje, ne bo prostora za avtonomne, ustvarjalne, nadarjene posameznike, ki bodo razmišljali sami in vaše podjetje vodili naprej.
Zgodba Netflixa ni nobena izjema - vedno se zgodi enako. Organizacija se začne kot spreten startup, naivno do vseh težav, s katerimi se bo srečala.
Nato se sčasoma, ko se pojavljajo te težave, razvijejo politike in postopki, kot so zaščitni jopiči, da se podjetje zaščiti pred ponovnimi enakimi napakami. Počasi se prikrade birokracija in če niste previdni, lahko končate pod goro birokracije.
Torej, kako uravnotežiti korist razvoja standardnih operativnih postopkov, ne da bi pri tem ubili svojo kul zagonsko vibracijo?
Kot izvršni direktor podjetja Trainual sem videl, da tisoče podjetij to počne pravilno. Takole:
Začnite z manj podrobnostmi, kot si mislite.
Pravijo, da je najboljša kamera, ki jo imate s seboj. Podobno je najboljši pisni postopek tisti, ki je dejansko napisan. Ne potrebujete veliko podrobnosti pred vrati.
Mogoče ste se lotili oblikovanja obsežnega nabora standardnih operativnih postopkov (SOP) in ste obtičali. Tu je skrivnost: verjetno jo preveč razmišljate.
Ko začnete, manj podrobnosti, bolje. Tudi če ste po naravi perfekcionist, vaši SOP ne bi smeli biti vaša Sikstinska kapela. Izčrpalo vas bo in verjetno vaše zaposlene dolgočasilo do solz.
Če vaša ekipa potrebuje več podrobnosti, jo bo zahtevala! Ta pristop k dokumentaciji od spodaj navzgor je veliko manj obremenjujoč in veliko lažji za sledenje. Po potrebi dodajte podrobnosti sčasoma.
Dokumentirajte svoje najboljše prakse in ne svojih najslabših.
Zgodba Netflixa je preveč pogosta. Večina pravilnikov in postopkov je ustvarjenih kot odziv na težavo.
Če na ladji nenehno zapirate luknje, ne boste imeli časa zgraditi boljše ladje.
Namesto tega bi morala dokumentacijo voditi ekipa pozitivno izvedba. Na vsakem področju vašega podjetja nekdo nekaj počne pravilno. Za vse obstaja najboljša praksa.
Torej, množično nabavljajte svojo dokumentacijo tako, da svoje najboljše izvajalce pooblastite, da zapišejo, kaj deluje, in jih delite s preostalo ekipo.
Vaša pravila so narejena tako, da se kršijo.
Ko so pravila zapisana v kamnu, to pomeni eno od dveh stvari. Ali ste diktator in niste odprti za povratne informacije, ali pa se vaša organizacija premika prepočasi, da bi se prilagodila novim najboljšim praksam.
Pomislite na svoje politike in postopke, kot je lestvica najboljših v arkadnih igrah. Takoj, ko nekdo pripravi boljši način, da nekaj naredi, bi se moral kot jasen in očiten zmagovalec povzpeti na vrh in to bi morali vsi prepoznati.
Na Facebooku v vsakem trenutku deluje približno 10.000 različnih različic platforme, saj njeni razvijalci ves čas tekmujejo za izboljšanje lastnih meritev. Ko nova funkcija ali zasnova preseže standard, se standard napiše. Vaše podjetje bi moralo teči na enak način.
Med ustvarjanjem morate kuratirati.
Z leti dokumentiranja se bo vaše podjetje razvijalo. Nekateri procesi se bodo spremenili, drugi pa bodo popolnoma nepomembni, zato je vaša naloga redno posodabljati zbirko.
Vsako leto načrtujte vsaj nekaj časa - morda med letnim načrtovanjem - za pregledovanje svojih SOP in obrezovanje seznama. Večje organizacije bi morale to početi vsakih 90 dni ali pogosteje, da nered ne bo zmedel neštetih novih najemnikov.
Dajte vsem v svoji organizaciji pooblastilo, da urejajo vaše procese ali vsaj predlagajo spremembe, ko jih pregledujejo, vendar izberite eno osebo v podjetju, ki bo v celoti prevzela lastništvo nad sistemom.
Razvijanje standardnih operativnih postopkov ne bi smelo pomeniti lažne zaščite vašega podjetja. Če svojo ekipo pooblastite za zajem najboljših praks, jo izzivate k nenehnim izboljšavam in poskrbite, da bo vaša vsebina neurejena in jasna, boste družbo rešili neumnih napak, ne da bi ubili kulturo.
