Vsi smo že bili tam: zapravljamo dragocen čas na sestanku, ki se nikamor hitro ne odpravi.
Obstaja veliko razlogov, da se to zgodi, vendar pogosto prihaja do pomanjkanja priprav. Pomislite: dnevni red lahko pošljete vnaprej, zagotovite lahko vse vire, ki jih vaša ekipa potrebuje za produktivno srečanje, vendar to ne bo koristilo, če si ljudje ne bodo vzeli časa za pregled in premislek pred časom.
Ideja, da se vaši ljudje dobro pripravijo pred vsakim srečanjem, je odlična, toda uresničimo se: preprosto se ne bo zgodilo.
In zaradi tega je naslednja taktika tako spremenljiva.
Taktika Bezosa: začnite s tišino
O tej metodi sem prvič izvedel od ustanovitelja in izvršnega direktorja Amazona Jeffa Bezosa v obsežen intervju dostavil je pred nekaj leti.
Rad bi temu rekel: tihi zagon.
Kako deluje?
V uvodnih zapisnikih nekaterih sestankov, preden se začne kakršna koli razprava, Bezos in njegova ekipa vodstvenih delavcev v popolni tišini berejo natisnjene beležke. (Znano je, da beležke obsegajo do šest strani, tihi začetek pa lahko traja tudi 30 minut.) V tem času moderator in udeleženci pregledujejo. Na robovih pišejo opombe.
A kar je najpomembneje, oni pomisli.
'Za nove zaposlene je to nenavadna začetna izkušnja,' pravi Bezos. 'Preprosto niso navajeni tiho sedeti v sobi in delati študijsko dvorano s kopico direktorjev.'
Bezos pravi, da ima ta skupnostna vaja čudovit namen: zagotavlja neločljivo pozornost vseh prisotnih. Poleg tega pomaga k boljši pripravi tistih, ki vodijo takšne razprave - zaradi spretnosti in osredotočene misli, ki so bile potrebne, da se ti dopisi sestavijo na prvo mesto.
'Celotne stavke je težje napisati,' pojasnjuje slavni ustanovitelj. 'Imajo glagole. Odstavki imajo tematske stavke. Ni mogoče napisati šeststraničnega, pripovedno strukturiranega zapiska in ne imeti jasnega razmišljanja. '
Če se bojite, da bo začetek sestanka z daljšim obdobjem tišine kontraproduktivno, vam lahko zagotovim, da ni. To metodo sem uporabljal na svojih sestankih in pravzaprav shrani čas na dolgi rok. Temelj za sestanke je postavljen v realnem času, začenši vse na isti strani. Če je začetni zapis narejen pravilno, daje resnično smer in pomaga zmanjšati nesporazume.
Najboljše od vsega pa je, da tihi zagon vašim ljudem ponudi tisto, kar jim najbolj ustreza, da čim bolje opravijo svoje delo:
Čas.
Osredotočeno razmišljanje in dolgotrajna refleksija lahko privedeta do globokih odkritij. Težava je v tem, da si mnogi s polnimi nabiralniki in prerazporejenimi koledarji preprosto ne vzamejo časa za to dragoceno vajo.
Toda ta majhna nekajminutna naložba lahko prinese velike dividende - v obliki bolj smiselne razprave in navdihnjenega sodelovanja. Sestanke lahko iz bolečega in nujnega zla spremeni v bolj odprto, prijetno, produktivno izmenjavo - kraj, kjer se rodijo ali izpopolnijo velike ideje.
Bi to radi ponudili vaš ekipa ali organizacija?
32 let (6. januar 1984)
Potem boste morda razmislili, da bi nekatera prihajajoča srečanja začeli tiho.
