Ustna komunikacija opisuje kakršno koli interakcijo, pri kateri se uporabljajo izgovorjene besede, in je bistveni, sestavni del poslovnega sveta, zlasti v dobi, ki so jo poimenovali informacijska doba. 'Sposobnost učinkovitega komuniciranja tako z govorjenjem kot pisanjem je zelo cenjena in zahtevana v poslu,' so v svoji knjigi zapisali Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt in Jane Thomas Učinkovito poslovno komuniciranje . 'Poznavanje vsebine funkcionalnih področij poslovanja je pomembno, toda za življenje teh idej - na sestankih ali v samostojnih predstavitvah - je potrebna učinkovita ustna predstavitev.' Vrste ustne komunikacije, ki se pogosto uporabljajo v organizaciji, vključujejo sestanke osebja, osebne razprave, predstavitve, telefonski diskurz in neformalni pogovor. Ustna komunikacija s tistimi zunaj organizacije je lahko v obliki osebnih sestankov, telefonskih klicev, govorov, telekonferenc ali videokonferenc.
Spretnosti upravljanja pogovorov so bistvenega pomena za lastnike in direktorje malih podjetij, ki pogosto prevzamejo velik del bremena na področjih, kot so predstavitve strank / strank, razgovori z zaposlenimi in vodenje sestankov. Da bi bila ustna komunikacija učinkovita, mora biti jasna, ustrezna, v frazeologiji in tonu takta, jedrnata in poučna. Predstavitve ali pogovori, ki nosijo te značilnosti, so lahko neprecenljivo orodje za zagotavljanje zdravja in rasti podjetja. Nejasna, netočna ali nepomembna poslovna komunikacija pa lahko zapravi dragocen čas, odtuji zaposlene ali stranke in uniči dobro voljo do vodstva ali celotnega posla.
USTNE PREDSTAVITVE
Javna predstavitev je splošno priznana kot najpomembnejša med različnimi žanri ustnega poslovnega komuniciranja. Kot velja za vse vrste komunikacije, je prvi korak pri pripravi javnega govora ali pripomb določitev bistvenega namena / cilja komunikacije. Kot ugotavljajo Hildebrandt, Murphy in Thomas, imajo poslovne predstavitve enega od treh splošnih namenov: prepričevati, obveščati ali poučevati ali zabavati. Glavne ideje, ki bodo vključene v predstavitev, ne bodo več namenjene. Te ideje je treba temeljito raziskati in prilagoditi potrebam občinstva.
Nato bi bilo treba ideje organizirati tako, da bi vključevali uvod, glavni del ali besedilo ter povzetek ali zaključek. Ali kot pravi stari pregovor o govoru: 'Povejte jim, kaj jim boste povedali, jim povejte in povejte, kar ste jim rekli.' Uvod bi moral pritegniti poslušalčevo zanimanje in določiti temo preostalega dela predstavitve. Glavnina se mora osredotočiti na poudarjene točke. Zaključek bi moral ponovno navesti ključne točke in povzeti splošno sporočilo, ki se prenaša.
Vizualni pripomočki so lahko koristen sestavni del nekaterih predstavitev. Ne glede na to, ali so projicirani iz osebnega računalnika, prikazani na tabli, ploščah za suho brisanje ali diapozitivih, morajo biti vizualni pripomočki smiselni, ustvarjalni in zanimivi, da bodo lahko govorniku pomagali prenašati sporočilo. Ključ do uspešne uporabe vizualnih pripomočkov je, da morajo podpirati temo predstavitve, pomagati pri njenem prenosu, vendar ne da bi pri tem omalovaževali, ker so površni, zapleteni ali celo preveč zabavni.
Ko je predstavitev organizirana in so izbrani vizualni pripomočki, mora govornik vaditi predstavitev na glas in jo po potrebi popraviti, da bo ustrezala časovnim omejitvam, ter zagotoviti temeljito pokritost glavnih točk. Morda vam bo pomagalo vaditi pred ogledalom ali pred prijateljem, da boste pridobili samozavest. Dobra ustna predstavitev bo vključevala prehodne besedne zveze, ki bodo poslušalcem pomagale pri premikanju skozi gradivo, in ne bo predolga ali tehnična. Prav tako je pomembno, da govorec predvideva vprašanja, ki jih ima občinstvo, ali pa te informacije vključi v predstavitev ali pa je pripravljen nanje odgovoriti na vprašanjih na koncu predstavitve. Profesionalna in prijazna predstavitev je še en ključ do učinkovite komunikacije, ne glede na to, ali gre za konferenco, pogostitev, počitniško kosilo ali umik vodstva. 'Zavedajte se, da ko govorite na poslovnem dogodku, predstavljate svoje podjetje in pisarno v njem,' je dejal Steve Kaye v Rešitve IIE . „Izkoristite dogodek kot priložnost za spodbujanje dobre volje. Izogibajte se pritožbam, kritikam ali polemikam. Ti bodo odtujili občinstvo in hitro uničili vašo verodostojnost. Namesto tega se pogovorite o tem, kaj želi občinstvo slišati. Pohvalite svojega gostitelja, počastite priložnost in pohvalite udeležence. Izžarevajte uspeh in optimizem. '
Ustne predstavitve je mogoče dostaviti takoj (iz orisa ali opomb); z branjem iz rokopisa; ali iz spomina. Ekstemporativni pristop se pogosto predstavlja kot metoda, ki govorcu omogoča, da vzpostavi očesni stik in razvije odnos z občinstvom, hkrati pa posreduje ustrezne informacije. Branje iz rokopisa se pogosteje uporablja za daljše in / ali podrobnejše komunikacije, ki pokrivajo veliko tal. Zapomnitev se medtem običajno uporablja le za kratke in / ali neformalne razprave.
Izvajanje učinkovitih ustnih predstavitev zahteva, da govornik upošteva svojo glasovno višino, stopnjo in glasnost. Pomembno je vključiti spremembe vokalnega tona, da bi poudarili in se izognili monotonosti. Koristno je tudi spreminjanje hitrosti govora in vključitev premorov, da poslušalcu omogočite razmislek o določenih elementih celotnega sporočila. Iskanje ustreznega obsega je ključnega pomena tudi za uspeh predstavitve. Na koncu bi morali biti govorci previdni, da med besedami ali stavki v predstavitvi ne dodajajo tujih besed ali zvokov - na primer »hm«, veste ali »v redu«.
Neverbalni elementi, kot so drža, geste in mimika, so prav tako pomembni dejavniki pri razvoju dobrih spretnosti ustne komunikacije. 'Vaš zunanji videz odraža vaše notranje razpoloženje,' so potrdili Hildebrandt, Murphy in Thomas. „Tako dobra drža nakazuje držo in samozavest; ne stojite niti pri togi pozornosti niti s površno ležernostjo, prekrito z odrov, ampak pokončno postavite s približno enako porazdeljeno težo na vsako nogo. Nekateri gibi so lahko koristni za zadrževanje pozornosti poslušalcev ali za povečanje poudarka, vendar se je treba izogibati nenehnim premikom ali korakom. Tudi kretnje rok in rok lahko usmerjamo, opisujemo ali poudarjamo, vendar jih je treba spreminjati, skrbno časovno prilagoditi in prilagoditi občinstvu. Na koncu bi morali dobri govorci pogosto gledati v oči z občinstvom, pustiti, da njihov izraz obraza pokaže zanimanje za ideje, ki jih predstavljajo, in se obleči na način, ki je primeren za to priložnost.
Lastniki malih podjetij odražajo splošno prebivalstvo v tem, da se njihovo navdušenje nad javnim nastopanjem od posameznika do posameznika zelo razlikuje. Nekateri podjetniki uživajo v središču pozornosti in uspevajo v okoljih, ki zahtevajo javne predstavitve (formalne ali neformalne). Drugi so manj spretni v javnem nastopanju in se izogibajo, da bi bili v takšnih situacijah. Toda poslovni svetovalci pozivajo podjetnike, naj javne predstavitve in spretnosti ustne komunikacije obravnavajo kot potencialno neprecenljivo orodje za rast podjetja. 'Razmislite o najemu predstavitvenega trenerja ali o udeležbi na delavnici o poslovnih predstavitvah,' je svetovala Kaye. „Te storitve vam lahko pokažejo, kako povečati svoj učinek med govorjenjem. Pravzaprav je učenje takšnih veščin dolgoročna naložba v vašo prihodnost kot učinkovitega vodje. '
BIBLIOGRAFIJA
Hardingham, Alison. 'Napolnjen z namenom.' Upravljanje ljudi . 30. marec 2000.
Holmes, Godfrey. 'Taktična napaka.' Računovodstvo . Junij 2000.
Kaye, Steve. „Vplivajte s slogom: predstavitveni nasveti za voditelje.“ Rešitve IIE . Marec 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt in Jane P. Thomas. Učinkovito poslovno komuniciranje . Sedma izdaja. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Predstavitvene tehnike.' Ameriški prodajalec . Januar 2005.
