Le malokdo lahko reče, da nikoli ne dovoli, da bi jim mapa »Prejeto« ušla izpod nadzora. Tudi če ste bolj nič v nabiralniku bhakta, obstaja velika verjetnost, da se boste po poplavi prejeli, ko se boste vrnili s počitnic ali če se boste za nekaj dni odločili za projekt.
Preprosto povedano, puščanje e-poštnih sporočil, kamor pristanejo, izgublja čas. Ti zapravite 27 minut vsak dan ponovno prebiranje e-poštnih sporočil, ki so v vaši mapi Prejeta, ker si ne morete kaj, da ne preberete, kaj vidijo vaše oči.
Polna mapa Prejeto prav tako ustvarja več motenj. Študije kažejo, da je potrebno 23 minut do vrnitve na prvotno nalogo, ko je bila enkrat prekinjena. Poleg tega polne mape nabiralnikov ustvarjajo vizualno nered, ki izčrpa vašo kognitivno energijo.
Če želite počistiti mapo »Prejeto«, si lahko prizadevate za pregled vsakega e-poštnega sporočila posebej. Vendar bi trajale ure, če bi za vsako e-pošto porabili samo eno minuto. Druga možnost je podobno tvegana - lahko prestavite vsa e-poštna sporočila v eno mapo z vsemi možnostmi ali jih izbrišete in tvegate, da boste zamudili pomembno opombo.
S svojim trenerskim delom pa sem ugotovil šest iskanj, ki prepoznajo e-poštna sporočila, za katera je veliko manj verjetno, da bodo zahtevala individualno obdelavo. Z uporabo teh iskanj lahko v nekaj minutah iz mape »Prejeto« premaknete na stotine - če ne na tisoče - e-poštnih sporočil, tista, ki bodo najverjetneje zahtevala individualni pregled.
Preden lahko izkoristite teh šest iskanj, morate ustvariti dve e-poštni mapi. Najprej ustvarite »Arhiv« v Outlooku ali »Vsa pošta« v Gmailu in nato še »Branje«, ne glede na to, katero e-poštno storitev uporabljate. Ko to storite, je tukaj šest iskanj, s katerimi lahko prepoznate e-poštna sporočila, ki verjetno ne bodo upravičila posamezne obdelave.
1. Vsa e-poštna sporočila, starejša od 7 dni, premaknite v Arhiv / Vsa pošta
TO Študija 2018 od 1200 potrošnikov je ugotovilo, da le 13 odstotkov kupcev in manj kot 1 odstotek sodelavcev pričakuje odgovor na e-poštno sporočilo po 2 dneh. Malo je možnosti, da pošiljatelj tedensko starega e-poštnega sporočila še vedno pričakuje odgovor. Če želite odstraniti več e-poštnih sporočil, to spremenite na pet ali celo tri dni.
Ta e-poštna sporočila izolirajte s temi zaporedji iskanja in jih nato premaknite v Arhiv / Vsa pošta:
kakšno je zodiakalno znamenje za 6. november
- Gmail: v: mapa »Prejeto« starejše od 7 dni
- Outlook: prejeto:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Vsa e-poštna sporočila, ki ste jih kopirali in so starejša od 3 dni, premaknite v Arhiv / Vsa pošta
Ko ste preusmerjeni na e-pošto, je manj možnosti, da se odzovete, če tega še niste storili. Poiščite ta e-poštna sporočila z naslednjimi iskalnimi zaporedji in jih nato premaknite v Arhiv / Vsa pošta.
- Gmail: cc: me starejši_than: 3d
- Outlook: cc: vaše e-poštno sporočilo, prejeto:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. E-poštna sporočila, v katerih ni vašega imena in so starejša od 3 dni, premaknite v Arhiv / Vsa pošta
Manj verjetno je, da boste morali odgovoriti na e-poštna sporočila, ki ne vsebujejo vašega imena. Nekatera e-poštna sporočila (npr. Naslovljena na skupino ali se začnejo z besedo »Pozdravljeni vsi«) morda zahtevajo vaš odgovor, toda s povezovanjem merila manjkajočega imena s 3-dnevnim merilom lahko zmanjšate tveganje, da boste kaj pomembnega zamudili.
- Gmail: -matt starejši_than: 3d
- Outlook: NOT matt prejeto:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Vsa e-poštna sporočila z glasili in poštnimi seznami premaknite v mapo Readings
Ni vam treba brati glasila. Premaknite jih v mapo Readings in nastavite pravila / filtre, da jih boste v prihodnosti samodejno usmerjali tja.
Teh e-poštnih sporočil ni mogoče najti na popoln način, lahko pa jih uporabite za iskanje večine:
- Gmail: v: nalepka nabiralnika: ^ odjav
- Outlook: odjavite se ALI 'zavrnite'
5. Preostala e-poštna sporočila premaknite v Readings tako, da poiščete pogoste izraze na poštnem seznamu
Po uporabi prejšnjega iskanja poiščite naslednje izraze v Gmailu in Outlooku, da poiščete kakršne koli zaostale: „pravilnik o zasebnosti“ ali 'Pogoji uporabe' ali 'preferenc' ali 'pogled v brskalniku' ali 'pogled kot spletna stran.'
znak zodiaka za 31. maj
6. Izbrišite obvestila o odgovorih na vabila v koledarju
Čeprav so vam e-poštna sporočila, ki vas obveščajo, da se lahko nekdo udeleži prihajajočega sestanka, trenutno lahko v pomoč, vam ni treba dovoliti, da ti zamašijo mapo »Prejeto«, ko si lahko v povabilu ogledate skupne odgovore vseh sestankov.
Nadaljujte in izolirajte ta e-poštna sporočila ter jih nato izbrišite:
- Gmail: od: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'pacifiški čas' (zamenjajte s svojim časovnim pasom). Na žalost teh e-poštnih sporočil v Outlooku ni mogoče preprosto izolirati.
Ta iskanja lahko arhivirajo nekaj e-poštnih sporočil, za katera želite, da ostanejo v mapi »Prejeto«, vendar koristi veliko presegajo tveganje. Poleg tega lahko ta e-poštna sporočila v svojih mapah najdete tako enostavno, kot bi jih našli v mapi »Prejeto«.
