'Preveč sestankov' in 'Preveč časa smo izgubili na neproduktivnih sestankih.' Ko se podjetje spopada z nizko zavzetostjo zaposlenih, boste eno od teh pritožb vedno našli na vrhu seznama.
Izgledajo kot pritožbe zaradi sestankov, v resnici pa gre za izjave o občutku nespoštovanja.
Ko nekdo reče, da je na preveč sestankih, pravi, da ljudje, ki sklicujejo te sestanke, niso pozorni na vsa druga pomembna dela na svojem krožniku. Zaposlen hodi na več sestankov, kot jim dovoljuje delovna obremenitev, zaradi česar si krade čas zaradi odmorov, počitnic in družin, da lahko opravi delo, ki ga mora opraviti, da dobi plačo.
Ko se nekdo pritoži, da izgublja čas na * neproduktivnih * sestankih, pravi, da vodja sestanka ni dovolj spoštoval ekipe, da bi lahko načrtoval produktivno srečanje. Hitri vodja lahko trdi, da preprosto niso imeli časa sestaviti načrta za sestanek, kar pa ga še poslabša, ker je zdaj povsem jasno, da je čas voditelja dragocen, vendar je sprejemljivo zapraviti čas vseh drugih.
Uspešne organizacije vodijo prave sestanke s pravimi ljudmi ob pravem času. Spoštujejo čas, ki ga zaposleni vlagajo na sestanke, in poskrbijo za njegovo produktivno uporabo.
Začetek in konec časa sta pomembna, prav tako kot pravična delitev časa znotraj sestanka. Morda še pomembneje, pozorni voditelji si prizadevajo za razporejanje sestankov, ki zmanjšujejo motnje pri drugem delu in se izogibajo nevšečnosti nepotrebnim udeležencem.
Tu je pet načinov za vzpostavljanje spoštovanja glede tega, kako načrtujete sestanke.
1. Načrtujte sestanke ob naravnih prehodnih časih, da zmanjšate čas zamenjave opravil.
Učinkovito razporejanje izboljša osredotočenost med sestanki, zmanjša stroške zamenjave opravil in poveča produktivni čas osredotočenosti za drugo delo. Preklapljanje med opravili je čas, ki je potreben, da svojo pozornost usmerite z ene naloge na drugo in se znova osredotočite. Kazen za preklapljanje med opravili lahko traja od dodatnih 10 do 50 minut od dneva.
Sestanki so bili prvič zjutraj, tik pred opoldanskim odmorom, na koncu dneva pa so se prilagodili časom, ko je delo že naravno moteno. To ustvari samo eno in ne dve prekinitvi preklopa med opravili za vsako srečanje.
2. Načrtujte sestanke z ustreznim časom za pripravo.
Da bo čas na sestanku produktiven in osredotočen, bodo morali vsi priti pripravljeni. Potrebovali bodo čas, da pregledajo dnevni red, preberejo morebitna poročila in razmislijo o vprašanjih, ki jih bodo zastavili.
Sestanki, načrtovani vsaj dva dni vnaprej, dajo ljudem čas, da pridejo pripravljeni.
3. Med sestanki pustite čas za prehode.
Produktivni sestanki se začnejo pravočasno, kar postane nemogoče, ko ljudem primanjkuje časa, da zapustijo en sestanek in pridejo do naslednjega.
V dneh z več sestanki načrtovanje sestankov, ki se končajo vsaj 10 minut pred začetkom naslednjega sestanka, zagotavlja ljudem čas za prijeten prehod. To je dovolj časa za hiter odhod v stranišče in vrnitev nekaj nujnih sporočil, kar močno vpliva na zmožnost osredotočanja vseh.
4. Blokirajte polne ali pol dneve kot čas »Ni sestankov«.
Visoko uspešni posamezniki redno blokirajo čas za delo, ki ga želijo opravljati. Znan kot blokiranje časa, lahko to prednost pomnožite v celotni skupini z določenim časom izostritve brez sestankov.
To vsem daje vedeti, da lahko računajo na nekaj zaporednih ur za individualno delo vsak teden, kar olajša načrtovanje, zmanjša tesnobo in poveča produktivnost. To je še posebej ključno za delavce v znanju, ki potrebujejo velike bloke neprekinjenega časa, da čim bolje opravijo svoje delo in 'vstopijo v tok'.
Na primer, naša ekipa tako v torek kot v petek zapusti sestanke.
5. Naj bodo sestanki neobvezni.
Nazadnje, najpreprostejši način spoštovanja časa vsakega je spoštovanje njihove presoje o tem, kako ta čas najbolje izkoristiti. Če vaša ekipa meni, da je sestankov preveč, jim sporočite, da se lahko odpovejo kateremu koli sestanku, ki se jim zdi njihovo delo nepotrebno.
In če menijo, da sestanek ni produktiven, sprejmite 'zakon dveh metrov'. Zaradi tega je v redu, če tiho zapustite sestanek, ko ugotovite, da vaš čas ni dobro izkoriščen.
Če se vaša organizacija trudi, da bi neproduktivne sestanke izključila iz koledarja, bo izvajanje le nekaj teh nasvetov kot pravilnikov poslalo močno sporočilo o spoštovanju. Ko delate, da načrtujete sestanke, ki spoštujejo čas vseh, boste imeli koristi, če boste imeli bolj angažirane in zveste zaposlene, ki bodo ta čas delali za vas.
